Zum Hauptinhalt springen

Informationen für Fortgeschrittene

Definitionen​

Elternbrief​

Ein Elternbrief enthält die Informationen für die Erziehungsberechtigten und ist gerichtet an verschiedene Empfänger.

Empfänger​

Die Empfänger sind aus sicht des Systems die verschiedenen Schüler z.B. aus Klassen oder Klassen-Gruppen. Daher kann ein Elternbrief mehrere Empfänger haben.

Adressat​

Die Adressaten sind die verschiedenen Personen die hinter dem Empfänger (Schüler) stehen. Diese Personen erhalten den Elternbrief per E-Mail. Zu den Adressaten zählen z.B.

  • Vater / Mutter
  • erziehungsberechtigte Verwandte / sonstige Erziehungsberechtigte
  • Vormunde / gesetzliche Vertreter
  • Pflegeeltern
  • Schulbegleiter
  • Ansprechpartner ASD / Jugendamt
  • etc.

Vorteile​

Durch diese Herangehensweise müssen Sie bei der Wahl des Empfängerkreises nicht darauf achten, alle Adressaten eines Schülers miteinzubeziehen. Denn die berechtigten Adressaten werden zentral in edjufy gespeichert und werden bei jedem Elternbrief exakt herangezogen. Sollte also eine weitere Person zum Adressatenkreis eines Schülers hinzukommen, wird dies im System entsprechend hinterlegt und Sie müssen sich beim nächsten Elternbrief nicht darum kümmern, diese Person mit einzuschließen.

Sie wählen lediglich die Schüler (Empfänger) aus und das System verschickt den Elternbrief automatisch an alle hinterlegten Adressaten.

Stadien innerhalb eines Elternbriefs​

Beim Versand eines Elternbriefs protokollieren wir bei jedem Adressaten die verschiedenen Stadien, die er innerhalb des Nachrichtenvorgangs durchläuft.

Diese Stadien lauten:

  • Gesendet
  • Empfangen
  • Gelesen
  • Beantwortet

Gesendet​

Eine Nachricht gilt als Gesendet, wenn die E-Mail das edjufy E-Mail System verlassen hat. Zwischen der Aktion Elternbrief versenden (siehe Elternbrief erstellen und verschicken ) und dem verlassen der E-Mail vergehen ca. 1-2 Minuten.

Empfangen​

Eine Nachricht gilt als Empfangen, wenn der Mailserver / der E-Mail anbieter des Adressaten den ordnungsgemäßen Empfang der E-Mail quittiert hat. Damit sehen Sie in edjufy sofort, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, weil es z.B. die E-Mail-Adresse nicht mehr gibt.

Es gibt mehrere Fälle, in denen eine Mail nicht zugestellt werden konnt:

  • Das Postfach des Adressaten ist voll
  • Die E-Mail adresse gibt es nicht (mehr)
  • Zeitweise Wartungsarbeiten beim E-Mail-Dienst

edjufy versucht je nach Fehlermeldung automatisch eine neuzustellung. Der zweite Versuch erfolgt bereits nach wenigen Minuten und die weiteren nach einer Stunde. Sollte die Ampel 6 Stunden nach dem Versand bei einem Adressaten bei Empfangen noch auf rot stehen, prüfen Sie bitte die E-Mail Adresse oder melden Sie sich beim edjufy Support.

Gelesen​

Eine Nachricht gilt als Gelesen, wenn der Adressat

  • die E-Mail geöffnet hat (hier kann es zu systembedingten Einschränkungen kommen, wenn das E-Mail Programm des Adressaten kein Tracking erlaubt. In diesem Fall bleibt der Elternbrief in edjufy als ungelesen markiert.)
  • einen Anhang herunter lädt (Download Button in der E-Mail)
  • den Elternbrief in edjufy öffnet (dies gilt auch für Benutzer, die im Laufe des Schujahres neu an die Schule kommen und ältere Elternbriefe in edjufy lesen)

Beantwortet​

Eine Nachricht gilt als Beantwortet, wenn der Adressat bei Elternbriefen mit Antwort-Typ

  • Erweiterter Lesebestätigung die Kenntnisnahme bestätigt oder
  • Rückantwort alle Fragen beantwortet und abgeschickt hat