Excel-/CSV-Import

Einleitung

Um die Daten aus sonstigen Systemen bequem in edjufy importieren zu können, können Sie unsere universelle Excel- /CSV-Import Schnittstelle verwenden. Sollten wir für Ihr Stammdaten-System eine spezifische Schnittstelle anbieten, empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall den jeweiligen spezifischen Importer.

Excel Import-Templates

Da die Benennung der einzelnen Spalten Ihrer Import-Datei essenziell ist, empfehlen wir Ihnen dringend die von uns bereitgestellten Templates zu verwenden. Diese Templates enthalten alle benötigten Spalten mit der korrekten Benennung sowie eine kurze Legende mit Informationen zu den einzelnen Spalten.

Die entsprechenden Templates können in der aktuellsten Fassung auf der Import-Seite heruntergeladen werden.

Import in edjufy

Öffnen Sie in der Systemverwaltung (1) den edjufy Import Dialog (2). In dieser Liste sehen Sie alle angelegten "Import-Jobs". Für einen neuen Import klicken Sie auf die Schaltfläche Import Aufgabe erstellen + (3)

Bitte wählen Sie das Importformat Excel / CSV aus.

Für jeden Datentyp (Lehrkräfte, Schüler, Klassen, ...) gibt es einen eigenen Upload Bereich, in dem Sie Ihre Datei hochladen können. Zusätzlich bieten wir Ihnen je Uploadbereich / Datentyp eine Template Datei sowie in einigen Fällen Beispieldaten zum Testen an.

Wählen Sie dann die Datensätze aus, die Sie importieren oder überschreiben möchten und Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern und weiter um in den nächsten Schritt zu gelangen.

Es folgte eine durch edjufy eine Validierung und eine Zusammenfassung des Imports. Bitte überprüfen Sie kurz diese Zusammenfassung und starten Sie dann den Import über die Schaltfläche Importaufgabe starten

Besonderheiten beim Import

Jahrgangsstufen

Für das Anlegen von Jahrgangsstufen gibt es beim Verwenden des Imports eine Besonderheit. Die Jahrgangsstufen müssen hier nicht über eine eigene Import-Datei angelegt werden. Das System erstellt die benötigten Jahrgangsstufen automatisch anhand der Import-Datei der Klassen. Das bedeutet, dass alle in der Klassen Import-Datei verwendeten Jahrgangsstufen automatisch angelegt werden.

Dies ist auch der Grund, warum es keinen separaten Import für Jahrgangsstufen gibt.

Verknüpfung von Klassenleitern

Um den benötigten Klassenleiter (Lehrkraft) beim Import der Klassen mit der entsprechenden Klasse zu verknüpfen, müssen Sie in der Import-Datei der Klassen in der entsprechenden Spalte die E-Mail Adresse der Lehrkraft hinterlegen.

Über diese E-Mail Adresse erfolgt dann eine automatische Zuordnung der Lehrkraft als Klassenleitung der entsprechenden Klasse.

Bestehende Datensätze überschreiben

Mit der beim Import verfügbaren Option "Bestehende Datensätze überschreiben?" haben Sie die Möglichkeit, z.B. bereits bestehende Schüler im System zu aktualisieren.

Um einen Schüler zum Aktualisieren zuzuordnen, verwenden wir das Feld "Schulinterne ID" bzw. die Spalte "schoolInternalId". Sollte dieser Wert nicht vorhanden seinn, so wird eine Kombination aus Vorname, Nachnamen und Geburtsdatum verwendet.